Servicio - Actualización y/o Corrección de datos

1. Descripción General y Cuándo Aplica

Aplica cuando el estudiante solicita modificar o actualizar sus datos personales (número de contacto, correo electrónico personal, cambio de tarjeta de identidad a cédula, o modificación legal de nombres y apellidos). Este trámite es crítico para garantizar que el futuro diploma de grado se expida correctamente ante el Ministerio de Educación. NO aplica si la solicitud es realizada por un tercero (acudiente, familiar o amigo), ya que por protección de datos es un trámite estrictamente personal.

2. Requisitos Previos y Documentación

Validación de Titularidad: Confirmar que la persona en línea es el titular de la cuenta.
Para actualización de celular: Obtener el número completo. Si es extranjero, incluir indicativo, país y estado/provincia.
Para cambio de correo: Confirmar el nuevo correo electrónico personal.
Para cambio de tipo de documento (Ej. TI a CC): Copia del nuevo documento de identidad por ambas caras.
Para cambio de Nombres o Apellidos: Copia de la Escritura Pública.
- 💡 El Porqué (Cápsula de Conocimiento): La cédula nueva solo muestra el nombre final. La Escritura Pública es el "puente legal" que certifica que la persona con el nombre antiguo y la del nombre nuevo son la misma. Sin este soporte, el Ministerio de Educación asumiría que son dos personas distintas, bloqueando el proceso de grado.

3. Paso a Paso del Proceso

El Experto valida la identidad del estudiante. Si es un tercero, se rechaza la solicitud informando que es un trámite personal.
El Experto orienta al estudiante a que intente actualizar sus datos básicos (correo, dirección) directamente desde su SmartCampus.
Si el estudiante requiere cambiar su nombre, documento, celular vinculado a Office 365, o si el SmartCampus falla, el Experto radica el caso:
- Herramienta: HubSpot.
- Título del caso: Actualización de Datos.
- Bandeja de Derivación: Mesa de Ayuda.
- Adjuntos: Soportes obligatorios según el cambio (Cédula o Escritura Pública).
El Experto informa al estudiante los tiempos de gestión (SLA): 5 a 8 días hábiles en total.
- (Fase 1: Mesa de ayuda ajusta en Banner en 24-48 horas. Fase 2: Tecnología sincroniza los datos con el ecosistema de Microsoft Teams/Outlook).

4. Abordaje Consultivo Recomendado (Para el Experto)

Cuando el estudiante solicite un cambio de nombre y debas pedirle la Escritura Pública, no suenes como un robot leyendo requisitos. Conecta con su necesidad y posiciónate como el guardián de su grado:

"¡Comprendo perfectamente la importancia de esta actualización, [Nombre del estudiante]! Para que tu nuevo nombre quede oficialmente registrado en el Poli y garanticemos desde ya que tu futuro diploma de grado se expida sin ningún error, necesito que por favor me compartas la Escritura Pública que soporta este cambio. Así dejamos todo organizado hoy mismo y hacemos de este proceso un éxito."

5. Enlace de Consulta y Fuentes

Link de actualización directa para graduados/estudiantes (datos básicos): https://actualizaciondatos.poligran.edu.co/inicio.aspx
(Nota: Trámites de cambio de nombre/documento siempre requieren creación de ticket con soportes).

6. Indexación y Sinónimos para GIAN

Intenciones de búsqueda habituales: GIAN, ¿qué documento pido para cambiar el nombre de un estudiante?, ¿cómo se actualiza la tarjeta de identidad a cédula?, ¿cuánto se demora en actualizar el correo o celular en Teams?, ¿por qué es obligatoria la escritura pública?
Términos equivalentes / Sinónimos: cambio de nombre, escritura pública, modificar apellidos, actualizar correo, cambiar celular, cambio de cédula, registro civil, corrección de datos, actualizar identidad, error en nombre.

Clasificación de Tipificación Oficial (Matriz POLI):

Clase: Administrativa
Tipo: Trámites
Detalle: Actualización de datos
Título: Actualización y/o Correción de datos.