Servicio - ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Para que estemos todos alineados y realicemos el mismos proceso, vamos a tener en cuenta lo siguiente:

• Solo el estudiante: La solicitud debe provenir directamente del titular.
• Prohibido terceros: Si un acudiente o familiar lo solicita, no se crea el caso. Debemos informar que es un trámite personal del estudiante.

🛠️ Ruta de Gestión (Paso a Paso)

1. Canal único: Crear ticket en HubSpot.
2. Título Obligatorio: Actualización de Datos.
3. Derivación: Enviar siempre a la bandeja de Mesa de Ayuda.
4. Información requerida en el ticket:
   • Celular Colombia: El número completo.
   • Celular Extranjero: Número, país, ciudad/estado y el indicativo (opcional).
   • Correo: El nuevo correo personal a registrar.

⏳ Tiempos de Respuesta 

Es vital manejar la expectativa del estudiante para evitar quejas. Aunque en Banner el cambio se refleja rápido, el proceso completo es así:

• Fase 1 (Mesa de Ayuda): Realiza el ajuste en Banner (aprox. 24-48 horas).
• Fase 2 (Tecnología): Mesa de Ayuda escala a Tecnología para sincronizar con Microsoft (Teams/Outlook).
  
  📢 Informar siempre un tiempo de 5 a 8 días hábiles para que la actualización sea efectiva en todas las plataformas.

Número telefónico

 

El estudiante debe enviar ticket confirmando:

 

Nuevo número de contacto.

 

Si está en el exterior: estado, provincia/región, país e indicativo.

 

 

2. 📧 Correo electrónico personal

 

El estudiante puede actualizarlo directamente en SmartCampus o enviar un ticket.

 

 

3. 🪪 Cambio de tipo de documento

 

El estudiante debe crear un ticket y adjuntar copia del documento de identidad.

 

 

4. 📝 Cambio de nombres y apellidos

 

El estudiante crea un ticket y adjunta copia de escritura pública.