Servicio - Actualización y/o Corrección de datos

Proceso para registrar modificaciones en la información básica de contacto o en los documentos de identidad oficiales del estudiante en Banner y sistemas institucionales.
Por qué es un proceso crítico: Garantiza que el futuro diploma y acta de grado se expidan exactamente con los datos legales reportados ante el Ministerio de Educación Nacional.
Aplica para: Estudiantes activos y graduados de cualquier modalidad y nivel académico.
NO aplica para: Solicitudes realizadas por terceras personas sin poder legal expreso.

Celular, teléfono fijo, dirección de residencia o correo electrónico personal.
Ruta de autogestión: El estudiante ingresa a SmartCampus y actualiza directamente sus datos en el perfil personal sin necesidad de radicar ticket.

Aplica cuando el estudiante cumple la mayoría de edad o actualiza su documento.
Requisito: Copia legible en PDF o imagen de alta calidad de la nueva Cédula de Ciudadanía (ambos lados) o contraseña vigente expedida por la Registraduría.

⚠️️ Es indispensable y obligatorio solicitar la Escritura Pública Notarial.

El porqué jurídico: La nueva cédula solo muestra el resultado final, pero no demuestra quién era la persona anteriormente. La Escritura Pública es el documento legal que actúa como puente jurídico ante el Ministerio de Educación para certificar que el historial académico previo y el nuevo pertenecen a la misma persona. Sin ella, administrativamente serían dos personas distintas y el título no podrá emitirse.
Cómo lo tramita el estudiante: El estudiante acude a la notaría para formalizar el cambio por voluntad propia (permitido legalmente una vez en la vida), obtiene la Escritura Pública, actualiza su Registro Civil y posteriormente la Registraduría le expide su nueva cédula.

Validación del caso (Experto): Indaga si el requerimiento es cambio de datos de contacto, actualización de documento o cambio legal de nombre.
Revisión documental: Confirma que el soporte aportado cumpla con el estándar (si es cambio de nombre, verificar que incluya la Escritura Pública completa).
Radicación de caso: Se genera ticket formal dirigido a Registro y Control adjuntando los documentos soportes correspondientes.

Pregunta de indagación: "¿La actualización es de tus datos de contacto o realizaste un cambio legal en tu documento de identidad, nombre o apellidos?"
Speech empático y de valor: "¡Comprendo perfectamente la importancia de esta actualización, [Nombre del estudiante]! Para que tu nuevo nombre quede oficialmente registrado en el Poli y garanticemos desde ya que tu futuro diploma de grado se expida correctamente ante el Ministerio de Educación, necesito que por favor me compartas la Escritura Pública notarial que soporta este cambio. Así dejamos todo organizado y hacemos de este proceso un éxito total."

Intenciones de búsqueda habituales:
- ¿Cómo cambiar mi nombre o apellido en el Poli?
- ¿Por qué me piden escritura pública para cambiar mi nombre?
- Actualizar tarjeta de identidad a cédula de ciudadanía
- Modificar celular o correo en SmartCampus
Términos equivalentes / Sinónimos: Actualización de datos, corrección de nombre, cambio de cédula, escritura pública notaría, cambio de tarjeta a cédula, datos personales Banner, registro civil nombre.

Génesis (Clase): Administrativa
HubSpot (Detalle): Actualización de Documentación
HubSpot (Título): Actualización y/o Correción de datos.
Instrucción de Derivación (Segundo Contacto): Radicar caso a Registro y Control - Área global adjuntando el documento de identidad actualizado y, si aplica cambio de nombre, la Escritura Pública obligatoria (SLA: 2 días hábiles; tiempo total de respuesta: 5 a 8 días hábiles).

Trámite para modificar datos de contacto en SmartCampus o actualizar identificación legal; exige Escritura Pública obligatoria para cambios de nombre o apellidos.