Servicio - Diploma Póstumo
Pasos a seguir cuando un familiar pregunta por un diploma póstumo. Aprende cómo recolectar la información necesaria y a quién dirigirla, recordando siempre la importancia de un trato empático.
🚨 DIPLOMA PÓSTUMO
¿Qué es? Es el conjunto de acciones orientadas a brindar una solución administrativa y un acompañamiento digno a los familiares de un estudiante fallecido. Busca estandarizar la entrega de documentos para tres trámites clave: Grado Póstumo, Reclamación de Póliza y Devolución de Matrícula.
¿Cuándo aplica? Cuando se reporta el fallecimiento de un estudiante activo o en proceso de grado y sus beneficiarios de ley requieren formalizar los procesos ante el Poli y la aseguradora.
Lineamientos por fallecimiento de estudiante
Con el objetivo de estandarizar la gestión y brindar una orientación clara en casos sensibles, compartimos la información relacionada con los documentos requeridos para los siguientes trámites: grado póstumo, reclamación de póliza estudiantil y devolución de matrícula (100%).
📄 Grado Póstumo
Documentos requeridos:
- Solicitud escrita dirigida a Registro y Control Académico.
- Fotocopia de cédula del reclamante.
- Declaración extrajuicio que acredite el vínculo con el estudiante.
- Registro civil de defunción.
- Fotografía del estudiante.
🛡️ Reclamación de Póliza Estudiantil
Documentos requeridos:
- Carta formal de reclamación por parte de los beneficiarios de ley, con datos de contacto completos.
- Certificado civil de defunción (original).
- Historia clínica o certificado de Medicina Legal con causa de fallecimiento.
- Dos declaraciones extrajuicio en original (según estado civil del estudiante):
- Soltero sin hijos: padres.
- Soltero con hijos: hijos y madre de los hijos.
- Casado: cónyuge e hijos (si aplica).
Estas declaraciones deben incluir:
- Manifestación bajo juramento de no tener conocimiento de otros herederos con igual o mejor derecho, exonerando a la aseguradora de responsabilidades futuras.
Adicional:
- Fotocopias de cédulas (estudiante y beneficiarios).
- Certificaciones bancarias de beneficiarios.
- Facturas de gastos funerarios.
- Formularios de la aseguradora Solidaria (diligenciados).
- Según el caso:
- Fallecimiento en institución médica: historia clínica o justificación.
- Muerte violenta/accidental: acta de levantamiento, necropsia, certificación de fiscalía, croquis o equivalente.
- Soporte de quien realizó el pago de los gastos funerarios con documento de identidad.
💸 Devolución de Matrícula (100%)
Documentos requeridos:
- Carta de solicitud del familiar.
- Certificación bancaria.
- Registro civil que acredite parentesco.
- Certificado de defunción.
- Fotocopias de cédulas (estudiante y solicitante).
📌 Lineamientos de envío
- Remitir la documentación organizada en dos archivos PDF independientes (grado y póliza).
- Incluir los formatos requeridos debidamente diligenciados, junto con los soportes del trámite.
- Enviar la información a los correos:
- elalzatep@poligran.edu.co
- acarojasp@poligran.edu.co
🤝 Reiteramos la importancia de gestionar estos casos con sensibilidad, claridad y acompañamiento oportuno.
Gracias por su apoyo en la correcta aplicación de este lineamiento. 🚀
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