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Servicio - Error tipo de admisión

Guía rápida para gestionar y corregir el perfil de estudiantes mal matriculados por cohorte, convenio, sede, o aplicar convenios SENA en reintegros.

¿Qué es? Es el trámite que realizamos para ajustar el perfil de un estudiante en el sistema cuando no quedó marcado con el tipo de admisión correspondiente (por ejemplo, quedó como "regular" cuando en realidad pertenece a un convenio específico). Si esto no se corrige, el estudiante podría terminar cursando materias que ya tenía homologadas.

¿Cuándo aplica? (1er Contacto - Informativo)

  • Cuando un estudiante quedó mal matriculado de acuerdo con su cohorte, convenio, programa o sede académica.

  • Caso Especial (Reintegro SENA): Aplica para estudiantes en proceso de reintegro que, durante su tiempo de aplazamiento, obtuvieron un título de técnico o tecnólogo en el SENA y quieren que se les cambie el tipo de admisión a convenio TA (Sena Articulación) o TV (Sena Homologación).

  • Excepción proactiva: Si la persona no es estudiante activo o en reintegro (es decir, es un aspirante), no creamos caso; se debe transferir directamente al área de Admisiones.

Paso a paso exacto (2do Contacto - Derivación)

  1. Filtra el caso: Confirma que la persona ya es estudiante o está tramitando su reintegro.

  2. Valida la viabilidad (Filtro de Oro): Si el estudiante solicita aplicar un convenio SENA, debes verificar obligatoriamente en el Maestro Convenios que el título que obtuvo aplique en convenio con el programa del Poli al que se va a reintegrar.

  3. Verifica la autenticidad: Si es un título SENA, realiza la consulta rápida a través del portal oficial del SENA para confirmar su validez.

  4. Crea el caso: Radica el ticket detallando de manera completa la solicitud (desde qué perfil está y hacia cuál debe cambiar) y explicando si cursó materias que no debía por este error.

  5. Adjunta evidencias: Carga los soportes correspondientes en el sistema.

Documentos requeridos:

  • Soportes que evidencien el error en el sistema (capturas de pantalla completas).

  • Copia del título o soporte respectivo del convenio (Título Normalista, Policía, SENA, etc.).

Tiempos de Respuesta (SLA)

  • Tiempo de solución al estudiante: De 5 a 8 días hábiles.

  • Área resolutora: Registro y Control - Área global.

Instrucciones de Tipificación

Para mantener nuestras métricas impecables, registra la interacción así:

  • Módulo / Clase: Relacionamiento / Académica

  • Categoría (Genesys): Trámites

  • HubSpot (Detalle | Título): Gestión académica | Error en tipo de Admisión

Speech de Éxito (Persuasión)

"¡Hola, [Nombre del estudiante]! Entiendo perfectamente la confusión, y qué bueno que te comunicaste con nosotros para revisarlo a tiempo. No te preocupes, ya identifiqué que tu perfil no tiene cargado el convenio [Ej: SENA] y por eso te aparecen materias que no deberías ver. Lo que haremos ahora es radicar una solicitud formal con tu título para ajustar tu tipo de admisión y organizar tu plan de estudios. Esto tomará entre 5 y 8 días hábiles, pero te aseguro que con este ajuste tu ruta académica quedará perfecta para que sigas avanzando sin contratiempos."