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Servicio - Orden de Matrícula (Descarga, Recibos y Facturación)

Generación, descarga e impresión láser de órdenes de matrícula en SmartCampus, pago a nombre de empresa y aplicación de saldos a favor.

1. Descripción General y Cuándo Aplica

  • Proceso para que los estudiantes de pregrado y posgrado consulten, generen e impriman su orden de pago de matrícula ordinaria o extraordinaria.
  • Incluye la gestión de recibos a nombre de empresas/patrocinadores y la aplicación de saldos a favor disponibles en cartera.
  • Aplica para: Estudiantes antiguos y de reintegro en modalidades presencial y virtual.

2. Autogestión Paso a Paso en SmartCampus

Orienta al estudiante para descargar su orden de pago:

    1. Ingreso: Entrar a https://www.poli.edu.co
      2. e iniciar sesión en

SmartCampus

    con sus credenciales institucionales.
  1. Ubicación del recibo: En el menú lateral izquierdo, dirigirse a la sección Pagos > Generar Factura / Pagos Boleto Activo.
  2. Impresión Obligatoria:
    • Si el estudiante cancela en entidades bancarias (Banco de Bogotá, Davivienda, Bancolombia), el recibo debe imprimirse obligatoriamente en impresora láser para que el lector del código de barras no presente rechazo.
    • Si cancela de forma virtual, puede pagar directamente por el botón PSE.

3. Casuísticas Especiales

A. Factura u Orden de Pago a Nombre de Empresa

  • Si la empresa donde labora el estudiante o un tercero financia sus estudios y exige la factura a nombre de la razón social:
  • El estudiante debe radicar la solicitud adjuntando el RUT de la empresa, carta de compromiso institucional o patrocinio y los datos completos de facturación antes del vencimiento de la orden ordinaria.

B. Aplicación de Saldos a Favor a la Matrícula

  • Si el estudiante tiene saldos a favor por conceptos de vacacionales, intersemestrales o pagos previos:
  • Debe confirmarse en Banner / Analytics la existencia y vigencia del saldo.
  • ⚠️ Regla institucional: El estudiante cuenta con un (1) año calendario para solicitar la aplicación del saldo a favor; transcurrido ese tiempo, el saldo fenece.

C. Esquema de Pago por Bloques (Diferencia 50%)

  • Aplica para estudiantes virtuales que se acogen a la modalidad de pago por bloques y requieren la liquidación del 50% restante para habilitar el Bloque 2.

4. Abordaje Consultivo Recomendado (Para el Experto)

  • Pregunta de indagación: "¿Ya ingresaste a SmartCampus para verificar si tu orden de matrícula está activa o necesitas que validemos la aplicación de algún descuento o saldo a favor?"
  • Speech empático y de valor: "Generar tu orden de matrícula es inmediato desde SmartCampus en la sección de Pagos. Puedes pagar de una vez en línea por PSE o imprimir el recibo a láser para acercarte al banco. Asegurar tu matrícula a tiempo te garantiza cupo en tus materias preferidas y un inicio de semestre sin contratiempos. Te acompaño en línea para confirmarlo."

5. Enlace de Consulta y Fuentes

6. Indexación y Sinónimos para GIAN

  • Intenciones de búsqueda habituales:
    • ¿Cómo descargar e imprimir la orden de matrícula?
    • ¿Por qué el banco no me lee el código de barras del recibo?
    • ¿Cómo solicitar factura de matrícula a nombre de mi empresa?
    • Aplicar saldo a favor a mi orden de matrícula
  • Términos equivalentes / Sinónimos: Orden de matrícula, recibo de pago, factura de matrícula, impresión láser, pago empresa, factura electrónica, saldo a favor matrícula, diferencia 50 por ciento.

7. Tipificación Oficial

  • Génesis (Clase): Financiera
  • HubSpot (Detalle): Órdenes de pago
  • HubSpot (Título): Orden de matrícula
  • Gestión del BO: Si se requiere ajuste de diferencia 50%, aplicación de descuentos, ajuste a media matricula o útima materia se solicita a los BackOffice a través del chat de piso en Teams o el formulario de descuentos. NO SE DEBE DERIVAR.