Servicio - Atención a Terceros
Protocolo para gestionar solicitudes de información de terceros. Aprende cuándo y cómo solicitar el registro en SmartCampus, a quién dirigir las consultas académicas y qué documentos (carta de autorización o registro civil) pedir para solicitudes financieras, garantizando la seguridad de los datos del estudiante.
Equipo, les comparto el proceso para la entrega de información a terceros:
El estudiante debe registrar los datos de la persona a la cual se le va a entregar la información, desde su SmartCampus en la opción Registro de Acudiente.
Como no tenemos forma de validar dicha información en Analytics, por el momento NO vamos a brindar información sensible (información registrada en Analitycs, Banner y CRM) a terceros.
Es importante que el acudiente se dirija a un CSU o sede, para recibir colaboración, siempre y cuando este registrado en SmartCampus.
En la llamada hacer énfasis que el estudiante siempre debe registrar los datos del acudiente en SmartCampus, por política de protección de datos.
Importante: Ya no se aceptan solamente cartas para la entrega de la información de un estudiante. Se estarán realizando cambios sobre este proceso, que se van a estar comunicando. Seguimos dando cualquier información pública en la página web.
🤗 ¿Cómo se maneja el proceso?
Si recibes una interacción de un tercero solicitando información del estudiante, deberás tener
en cuenta antes que nada: Debes validar los datos del estudiante y basarte en la siguiente
información para proceder:
- Si la consulta del tercero está relacionada a temas académicos (no públicos) del
estudiante, deberás indicarle que escriba un correo al líder de permanencia de la
facultad del programa del estudiante, en donde indique la información que necesita
saber, además, debe adjuntar una copia de su cédula (la del tercero) e indicar sus datos
incluyendo el teléfono de contacto.
Desde el área se comunicarán con la persona interesada, para darle las indicaciones de
autorización y suministro de información.
a. FIDI - Líder de Permanencia: Jimena Perdomo - p_jimena@poligran.edu.co
b. FNSC - Líder de Permanencia: Caterine Galileo - cgalileo@poligran.edu.co
c. FSCC - Líder de Permanencia: Leidy Tatiana Timaran - ltimaran@poligran.edu.co - Si la consulta del tercero está relacionada a temas financieros o cualquier otro proceso (no público) del estudiante, deberás seguir manejando el proceso de identificar si el estudiante es mayor o menor de edad. En caso de ser mayor de edad debes pedirle al tercero una carta de autorización por parte del estudiante para poder continuar. (Dicha carta la debes adjuntar en el campo de notas del registro académico).
⚠️ NOTA: Si el estudiante es menor de edad y el tercero se identifica como el acudiente o persona autorizada para recibir la información, deberás solicitar el registro civil del estudiante y el documento de identidad del tercero o acudiente.
(Puedes brindar la información con normalidad y sin necesidad de la carta de autorización). - Si la consulta del tercero es por información pública de procesos Poli, puedes brindar la información con normalidad y sin necesidad de la carta de autorización