Servicio - Certificación Bancaria y Cuentas Autorizadas Institucionales
Cuentas oficiales del Poli para pagos y transferencias; regla de priorización (Bancolombia principal y Banco de Bogotá de contingencia) y ruta de consulta mensual.
1. Descripción General y Cuándo Aplica
- Documento oficial expedido periódicamente por las entidades financieras que acredita la titularidad de las cuentas bancarias del Politécnico Grancolombiano.
- Cuándo se requiere: Cuando el estudiante, un tercero o una entidad patrocinadora (fondos de cesantías, empresas empleadoras o cajas de compensación) exige la certificación bancaria institucional para realizar giros directos o transferencias de matrícula.
- Aplica para: Estudiantes de todas las modalidades (presencial y virtual) y niveles académicos.
- Ubicación mensual de los certificados: Cada mes se carga la certificación bancaria actualizada en el repositorio de SharePoint de Relacionamiento y en el portal interno de soporte (SOPSER).
2. Jerarquía de Cuentas Autorizadas (Regla Operativa de Oro)
El asesor debe aplicar estrictamente este protocolo al orientar al estudiante:
| Cuenta Bancaria | Tipo y Destino | Protocolo de Atención al Estudiante |
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Bancolombia (Cuenta de Ahorros 1519) |
Cuenta Principal Autorizada | Es la cuenta que se debe indicar SIEMPRE de forma predeterminada para todos los pagos, transferencias y solicitudes de fondos externos. Asegura una conciliación contable ágil. |
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Banco de Bogotá (Cuenta Corriente 033391962) |
Cuenta Secundaria de Contingencia | NO se debe ofrecer activamente. Se comparte de manera excepcional únicamente cuando el estudiante o su entidad manifieste una imposibilidad justificada de girar a Bancolombia. |
⚠️ Alerta crítica si usa Banco de Bogotá: Si por fuerza mayor el estudiante utiliza la cuenta de Banco de Bogotá, se le debe advertir que si el pago no se ve reflejado en su sistema en un plazo de 24 a 48 horas hábiles, será obligatorio gestionar un caso adjuntando el soporte para su legalización manual.
3. Paso a Paso para el Asesor
- Indagación del requerimiento: El asesor pregunta para qué trámite o entidad solicita la certificación bancaria.
- Descarga del soporte del mes vigente: Acceder a SharePoint / SOPSER en la carpeta de Certificaciones Bancarias y descargar el PDF correspondiente al mes en curso (ej. Bancolombia Ahorros 1519 [Mes]-[Año].pdf).
- Entrega y orientación al estudiante: Remitir la certificación de Bancolombia al correo del estudiante, recordándole que debe adjuntar este documento ante su fondo de cesantías o empresa.
- Seguimiento post-pago: Indicarle que, una vez la entidad realice el giro, debe conservar el comprobante de transferencia con número de aprobación y radicarlo por SmartCampus para la aplicación contable a su orden de matrícula.
4. Abordaje Consultivo Recomendado (Para el Experto)
- Pregunta de indagación: "¿Para qué entidad o fondo de cesantías requieres la certificación bancaria de la universidad para facilitarte el documento oficial vigente de este mes?"
- Speech empático y de valor: "Con gusto te comparto la certificación bancaria oficial de nuestra cuenta principal en Bancolombia, que es la autorizada por el Poli para recibir aportes de empresas y fondos de cesantías. Te la entrego con fecha vigente de este mes para que tu entidad tramite el desembolso de inmediato. Una vez efectúen el giro, avísame con tu comprobante y aseguramos la legalización de tu matrícula."
5. Enlace de Consulta y Fuentes
- Repositorio oficial interno: SharePoint Relacionamiento Poli > Certificaciones Bancarias
- Plataforma de soporte interno: SOPSER Poli
- Portal de pagos institucional: https://www.poli.edu.co/pagos
6. Indexación y Sinónimos para GIAN
- Intenciones de búsqueda habituales:
- ¿Dónde encuentro la certificación bancaria del Poli del mes actual?
- Número de cuenta de Bancolombia o Banco de Bogotá para pagar matrícula
- Certificación de cuenta bancaria para retirar cesantías
- ¿A qué cuenta del Poli puede consignar mi empresa?
- Términos equivalentes / Sinónimos: Certificación bancaria, certificado bancario Poli, cuenta Bancolombia Poli, cuenta Banco de Bogotá Poli, retiro de cesantías soporte bancario, giro empresarial matrícula, SOPSER certificación.
7. Tipificación Oficial
- Génesis (Clase): Financiera
- HubSpot (Detalle): Información institucional
- HubSpot (Título): Canales de atención y medios de pago
- Instrucción: Primer contacto informativo (se entrega la certificación oficial del mes descargada de SharePoint). Si el pago fue realizado a Banco de Bogotá y no se refleja tras 48 horas, se escala caso a Financiero - Área global bajo el título Legalización de matrícula con el comprobante de pago.