Servicio - Consultas y Logística de Ceremonias de Grado (AppQRGrados)

1. Descripción General y Cuándo Aplica

• Proceso para que el estudiante próximo a graduarse consulte la programación oficial de su evento (fecha, hora, lugar o modalidad virtual) y descargue sus boletas de ingreso digitales con código QR.
• Elección definitiva de modalidad: Al momento de generar la orden de pago de derechos de grado, el estudiante selecciona voluntariamente una modalidad:
  • Presencial: Bogotá D.C., Medellín o sedes regionales según convocatoria.
  • No Presencial: Ceremonia Virtual o modalidad "No Asistiré" (envío postal del diploma).
• Regla de Oro Institucional: La elección de la modalidad y sede de ceremonia es definitiva. No se admiten modificaciones posteriores por cambios de preferencia personal o logística individual de último minuto.
• Aplica para: Estudiantes con derechos de grado pagos y paz y salvos aprobados que se encuentren a la espera de su ceremonia o proclamación.

2. Paso a Paso para la Consulta y Descarga de Entradas (AppQRGrados)

Orienta al estudiante para obtener sus entradas en 5 pasos simples:

1. Ingreso al Portal: Acceder a la página web oficial de grados: https://www.poli.edu.co/grados
.
2. Ubicación del Cronograma: Desplegar la sección "Publicación de fecha de ceremonias y guías de envío".
3. Acceso al Aplicativo: Hacer clic en el enlace "Realiza tu consulta AQUÍ" para ingresar directamente a la plataforma AppQRGrados.
4. Autenticación Institucional: Ingresar con el correo institucional completo (ejemplo: usuario@poligran.edu.co) y la contraseña activa de SmartCampus.
   • ¿Problemas de contraseña?: Si el sistema solicita actualizar la clave o el estudiante no la recuerda, guiarlo al autoservicio: https://cpo.poligran.edu.co/OlvidoContrasena
   .
5. Descarga de Boletas QR: Descargar los pases de acceso generados por el sistema:
   • Una (1) entrada para el graduando.
   • Dos (2) entradas para acompañantes/invitados. (Las boletas pueden presentarse descargadas en el celular o impresas el día de la ceremonia presencial).

3. Excepciones para Cambio de Ceremonia (Protocolo Estricto de Derivación)

Si el estudiante solicita cambiar de ceremonia presencial a virtual, de virtual a presencial, o cambio de sede:

• Filtro del Experto (Criterio No Negociable):
  • Solo se contemplan solicitudes motivadas por fuerza mayor comprobable (urgencias médicas graves o traslados laborales ineludibles con soporte emitido por la empresa).
  • ⚠️ Regla estricta: Si el estudiante no presenta soporte documental formal que justifique la fuerza mayor, NO se escala el caso bajo ninguna circunstancia.
• Ventana de Radicación: La solicitud debe recibirse dentro de los siete (7) días calendario posteriores a la publicación oficial de la distribución de ceremonias en la página web.
• Ruta de Escalamiento: Si cumple el tiempo y cuenta con el soporte, radicar ticket adjuntando el documento de soporte en formato PDF o imagen legible.

4. Abordaje Consultivo Recomendado (Para el Experto)

• Pregunta de indagación: "¿Estás ingresando a la AppQRGrados desde un computador con tu correo institucional completo y tu clave habitual de SmartCampus?"
• Speech empático y de valor: "¡Felicitaciones por este gran logro! El día de tu grado es un momento muy especial para ti y tu familia. Desde el portal oficial www.poli.edu.co/grados puedes ingresar a la AppQRGrados para descargar tu pase y los dos de tus acompañantes. Ten presente que la modalidad elegida al pagar tus derechos de grado es definitiva para garantizar el aforo y la logística de tu ceremonia; por ello, te invito a descargar tus boletas con tiempo para que vivas tu celebración con total tranquilidad."

5. Enlace de Consulta y Fuentes

• Portal Oficial de Grados Poli: https://www.poli.edu.co/grados
• Aplicativo de Invitaciones y Ceremonias: AppQRGrados Poli
• Recuperación de clave institucional: https://cpo.poligran.edu.co/OlvidoContrasena

6. Indexación y Sinónimos para GIAN

• Intenciones de búsqueda habituales:
  • ¿Cómo descargar las boletas o invitaciones para la ceremonia de grado?
  • ¿Cuántos invitados puedo llevar a la ceremonia de grado?
  • ¿Cómo cambiar mi ceremonia de presencial a virtual o de ciudad?
  • ¿Dónde consultar la fecha y hora exacta de mi grado presencial?
• Términos equivalentes / Sinónimos: Ceremonia de grado, AppQRGrados, invitaciones de grado, boletas de grado, cambio de ceremonia, acompañantes grado, fecha de ceremonia presencial, distribución de ceremonias.

7. Tipificación Oficial

Para consultas generales de fechas, horarios y descarga de boletas QR:

• Génesis (Clase): Académica
• HubSpot (Detalle): Proceso de grado
• HubSpot (Título): Información general proceso de grado
• Instrucción: Primer contacto informativo (orientar hacia el autoservicio en AppQRGrados).

Exclusivamente para radicación de solicitud excepcional de cambio de ceremonia (con soporte):

• Génesis (Clase): Académica
• HubSpot (Detalle): Proceso de grado
• HubSpot (Título): Paz y salvo grados
• Instrucción de Derivación: Se utiliza el título Paz y salvo grados para enrutar el caso al Área Global encargada de evaluar excepciones de grado. Adjuntar obligatoriamente el soporte laboral o médico justificativo (SLA del área: 2 días hábiles; tiempo total de respuesta: 5 a 8 días hábiles).