Servicio - Aclaraciones becas y ayudas

🎯 El Enfoque Consultivo: Escucha y Orienta Cuando un estudiante menciona que no puede pagar, no le ofrezcas una beca de inmediato como si fuera un descuento comercial. Indaga su contexto: ¿Se quedó sin empleo? ¿Pertenece a una minoría? ¿Es deportista? El programa de becas NO es un alivio financiero; es un esfuerzo de responsabilidad social. Si conoces su situación, podrás guiarlo al tipo de beca exacta.

1. Becas a las que el estudiante SÍ se puede postular

El estudiante (o aspirante admitido) debe hacer el proceso de manera voluntaria. Para renovación se exige un promedio mínimo; para primera vez el promedio no es un filtro excluyente inicial, pero sí pesa en la decisión final.

Beca Especial: Para dificultades netamente económicas (desempleo, madre/padre cabeza de hogar). Aplica para Pregrado (Presencial y Virtual). Promedio de renovación: 4.0.
Beca Minorías / Inclusión: Para poblaciones vulnerables (afro, indígenas, comunidad LGBTQ+, tránsito a la vida civil o privados de la libertad). Ojo: Pertenecer al grupo no garantiza la beca; se debe demostrar la vulnerabilidad económica. Promedio de renovación: 3.5 (excepto LGBTQ+).
Beca Colaboradores: Exclusiva para nómina Poli con más de 1 año de antigüedad y sin fallas disciplinarias. Requiere un acuerdo educativo (permanecer 2 años en el Poli tras el grado). ¡Es la única beca que aplica para Posgrados!
Beca Familiar de Colaboradores: Para primer grado de consanguinidad de un colaborador (padres, hijos, hermanos o cónyuge). Solo aplica para Pregrado.
Beneficio Pódium: Para deportistas de alto rendimiento debidamente certificados por entes oficiales (nacionales o departamentales). Solo para Pregrado Virtual.
Beneficio Avanza: Para mayores de 60 años sin oportunidades previas de educación superior y sin recursos económicos. Solo para Pregrado Virtual.

2. Becas a las que el estudiante NO se puede postular (Postulación Automática)

Evita abrir casos si un estudiante pide postularse a estas becas. Explícale que son asignadas por mérito desde las áreas internas:

Excelencia Académica (100%): Se otorga al mejor promedio por programa/SNIES (mínimo 4.52), que no haya ganado la beca antes y haya cursado su carga completa. Dato clave: Si el estudiante está en último semestre, la beca le cubre los derechos de grado. Solo se otorga una vez en toda la carrera.
Logros y Representantes (50%): Postulados por Bienestar, Investigación o Secretaría General por representar al Poli y ganar competencias o reconocimientos.
Aliados Huella: Convenios corporativos de responsabilidad social (Ej. Brigard Urrutia, Homecenter).
Detalle clave: La empresa es la que decide. El aliado envía el listado de las personas que quiere becar (ej. solo empleados de logística). Si el estudiante no está en ese listado enviado por la empresa, la universidad no puede incluirlo.

🗓️ Fechas Clave de Postulación (¡Muy estrictas!)

El sistema es implacable. Motiva al estudiante a respetar estos rangos:

Para el primer semestre del año (20XX-1): 1 al 15 de noviembre (Primera vez) | 1 al 25 de noviembre (Renovación).
Para el segundo semestre del año (20XX-2): 1 al 15 de mayo (Primera vez) | 1 al 25 de mayo (Renovación).

⚙️ El Proceso de Asignación (Paso a Paso)

Explícale al estudiante cómo funciona para manejar su ansiedad y expectativas:

Postulación: El estudiante lo hace desde el SmartCampus > Becas (los aspirantes desde la web con clave temporal). Vital: Deben marcar las casillas aceptando el reglamento; si no lo hacen, la postulación no se guarda.
ID de Confirmación: Si el proceso fue exitoso, siempre llegará un correo con un ID. Si no llega, hubo un error documental y deben repetir el proceso.
Entrevista (Solo primera vez): Se agenda automáticamente por sistema al correo institucional y personal (¡Pide que revisen SPAM!).
- 🚨 ALERTA: No se reagendan entrevistas por olvido o cruce de horarios simples. Solo se hace por justa causa comprobable con soportes (ej. hospitalización). Si el estudiante no asiste, debe esperar al próximo semestre.
Mesa de Otorgamiento: El comité evalúa todos los factores y decide si aprueba la beca y el porcentaje asignado.
Publicación: Los listados oficiales salen en la página web y se les notifica por correo.

🛡️ El Proceso de Entrevista: "La Regla de Oro"
- Política de CERO REAGENDAMIENTO: Las entrevistas con los psicólogos son estrictas e inamovibles.
- Causas No Válidas: "Se me olvidó", "no revisé el correo", "vi tarde la citación", "se me cruzó con el trabajo". Si el estudiante falta por estas razones, pierde el beneficio este semestre.
- ¿Por qué? Se realizan hasta 28 entrevistas diarias. El presupuesto y el tiempo son finitos.
  Citación: Llega automáticamente a ambos correos (Institucional y Personal). El estudiante es responsable de monitorear su bandeja de entrada y SPAM.
🔍 Vías Frecuentes y Gestión de Dudas (FAQ)
- ¿Por qué me negaron la beca? * Podemos ayudar al estudiante a crear un Ticket por Becas para tener la información formal.
  - Razón: El ticket permite llevar la trazabilidad con el comité de becas y da una respuesta técnica y formal que el experto no puede dar por teléfono.
- "No tengo el ID de confirmación": Si no hay ID, no hubo postulación. El estudiante debe esperar al próximo semestre.
- Aplazamientos: Las becas NO se aplazan. Si el estudiante no matricula el semestre en que ganó la beca, el beneficio se pierde. Debe postularse de nuevo.

🛑 Reglas y Alertas Críticas

¿La beca se puede aplazar? NO. No existe la figura de aplazamiento de beca. Si hay una calamidad y no estudian ese semestre, pierden la beca y deben volver a postularse el semestre siguiente adjuntando los soportes de lo ocurrido.
Cuidado con el botón incorrecto: Si un estudiante nuevo se postula por error en el botón de "Renovación", el sistema lo descartará automáticamente y no llegará a la entrevista.
Acumulación de beneficios: Los beneficios no son acumulables. Si el estudiante tiene un descuento de caja de compensación y gana la beca, el sistema aplicará el beneficio que tenga el porcentaje más alto.

🔗 Enlace de consulta oficial: Invita siempre al estudiante a leer los detalles y el reglamento oficial en: www.poli.edu.co/becas

📌 Reglas Estrictas de Tipificación (Matriz)

Para registrar esta gestión en el sistema, utiliza únicamente la siguiente ruta:

Clase (Génesis): Financiera
Detalle (HubSpot): Becas y ayudas
Título (HubSpot): Gestión becas y ayudas