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Servicio - Gestión y Capacidad de Almacenamiento en OneDrive

Directriz institucional de TI sobre límite de espacio en la nube Microsoft: no hay ampliación de gigas ni recuperación de archivos eliminados; ruta de depuración.

1. Descripción General y Cuándo Aplica

  • Orientación institucional ante solicitudes de estudiantes o colaboradores que alcanzan el tope de capacidad en su cuenta de almacenamiento en la nube de Microsoft OneDrive asociada al correo institucional @poligran.edu.co.
  • Origen de la medida: Ajuste global implementado por Microsoft en sus licencias educativas mundiales para promover la optimización y seguridad en la gestión de datos.
  • Aplica para: Estudiantes activos y graduados de todas las modalidades con cuenta de correo institucional Poli.

2. Directrices Oficiales de TI (Puntos Clave No Negociables)

El asesor debe comunicar con total certeza las siguientes condiciones técnicas:

  1. NO es posible ampliar la capacidad: Actualmente el área de Tecnología e Información (TI) no cuenta con habilitación para gestionar aumentos de gigas o almacenamiento extra para ninguna cuenta institucional.
  2. Archivos eliminados: No es posible restaurar o recuperar grabaciones, videos o carpetas que hayan sido eliminadas permanentemente durante procesos de depuración o vaciado de papelera.
  3. Causa común de saturación: La mayoría del espacio se satura por grabaciones de clases sincronizadas automáticamente en Teams de semestres anteriores, entregas multimedia pesadas o archivos duplicados.

3. Ruta de Solución y Recomendaciones para el Estudiante

En lugar de crear un ticket a soporte técnico (el cual será devuelto porque la ampliación no es factible), el experto debe guiar al estudiante en la autogestión de su almacenamiento:

    1. Identificación de archivos pesados: Ingresar a https://onedrive.live.com
      2. con el correo institucional y ordenar la vista de carpetas por
Tamaño de archivo
    .
  1. Descarga de copias de seguridad (Backup): Descargar las grabaciones de semestres cursados, videos y entregas pasadas en el disco duro de su computador personal o en un disco externo.
  2. Eliminación y vaciado de papelera: Una vez respaldados en su equipo, eliminar los archivos de OneDrive y vaciar la Papelera de reciclaje para que el sistema libere los gigas de inmediato.
  3. Revisión periódica de correo: Eliminar correos antiguos con adjuntos pesados en Outlook institucional.

4. Abordaje Consultivo Recomendado (Para el Experto)

  • Pregunta de indagación: "¿Tienes sincronizadas grabaciones de clases o videos de semestres anteriores en tu OneDrive que ya no consultes a diario?"
  • Speech empático y de valor: "Te comprendo perfectamente; tener a mano todos tus archivos es vital para tus materias. Te cuento que por políticas globales de Microsoft en cuentas universitarias, la universidad no cuenta con la opción de ampliar almacenamiento en la nube. La solución más rápida para que puedas seguir subiendo tus entregas hoy mismo es descargar en tu computador personal las grabaciones y trabajos de semestres pasados y eliminarlos de tu OneDrive. Así liberas espacio de inmediato y proteges tu información."

5. Enlace de Consulta y Fuentes

6. Indexación y Sinónimos para GIAN

  • Intenciones de búsqueda habituales:
    • ¿Cómo ampliar el espacio o gigas de mi OneDrive institucional?
    • Mi correo institucional o OneDrive dice que está lleno y no me deja guardar trabajos
    • ¿TI puede aumentarme la capacidad de la nube de Teams o OneDrive?
    • Cómo liberar espacio en el OneDrive del Poli
  • Términos equivalentes / Sinónimos: Almacenamiento OneDrive, espacio correo institucional, almacenamiento lleno Microsoft, gigas Teams, memoria en la nube, depuración OneDrive, política Microsoft educación.

7. Tipificación Oficial

  • Génesis (Clase): Tecnológica
  • HubSpot (Detalle): Inconvenientes plataforma
  • HubSpot (Título): Inconvenientes Tecnologicos - Canvas o Moodle (o Soporte Correo Institucional según catálogo)
  • Instrucción: Primer contacto informativo y formativo. NO generar caso a TI solicitando ampliación de almacenamiento, ya que no está permitido por licenciamiento institucional. Orientar hacia la depuración y respaldo personal.