Servicio - Guía de Autogestión de Ambientes (Reserva de Salones)

1. ¿Qué es la Autogestión de Ambientes?

Es la plataforma oficial del Politécnico Grancolombiano para que funcionarios y personal autorizado puedan solicitar la reserva de salones, auditorios y otros espacios físicos (ambientes) para reuniones, capacitaciones, eventos, etc.

Enlace Directo a la Plataforma: https://autogestionambientes.poligran.edu.co/

2. Políticas Clave para el Uso del Aplicativo

Para garantizar un uso eficiente y ordenado de los espacios, es fundamental seguir las siguientes políticas:

Solicitud y Tiempos

Anticipación: Toda solicitud debe realizarse con al menos dos (2) días hábiles de antelación al uso del ambiente.
Límite por Solicitud: Cada usuario puede solicitar un máximo de cinco (5) salones por día a través del aplicativo.
- Excepción: Si necesitas más de 5 salones o la reserva es por más de 15 días, debes enviar la solicitud por correo a solicitudesambientes@poligran.edu.co, incluyendo la justificación.
Ajustes: Puedes realizar modificaciones a tu reserva (cambios o cancelación) hasta un (1) día antes del uso del ambiente.

Confirmaciones y Recordatorios

El aplicativo te enviará correos electrónicos importantes:

Confirmación de Reserva: Inmediatamente después de aprobada, con las políticas de uso.
Recordatorio: Dos (2) días antes del evento, para que confirmes, modifiques o canceles tu reserva.
Encuesta de Satisfacción: Un (1) día después del uso del ambiente.
- ¡Importante! Es obligatorio responder la encuesta. Si no lo haces, el aplicativo se bloqueará hasta que la completes.

Horarios de Préstamo

Los ambientes se prestan en los siguientes horarios:

Lunes a Viernes: 6:00 a. m. a 10:00 p. m.
Sábados: 6:00 a. m. a 6:00 p. m.

Responsabilidad del Usuario

Condiciones del Espacio: Debes dejar el ambiente en las mismas condiciones en que lo recibiste.
Canal Exclusivo: Todas las solicitudes deben gestionarse únicamente a través del aplicativo.

3. Solicitudes Especiales

Personal Externo

Si tu evento incluye personal externo a la universidad, debes:

Indicarlo en el aplicativo al hacer la reserva.
Proporcionar: Nombre de la Empresa/Institución y Tipo de evento.
Enviar un archivo con nombres y cédulas de los visitantes externos con mínimo dos (2) días hábiles de anticipación a los siguientes correos:
- Bogotá: Gustavo Espinel (gespinel@poligran.edu.co) y Luis Carlos Cortés (ccortesa@poligran.edu.co).
- Medellín: visitantespolimed@poligran.edu.co.
Rol del Anfitrión: El funcionario del Poli que realiza la reserva ("anfitrión") es responsable de recibir, acompañar y despedir a sus invitados puntualmente.

Medios Audiovisuales

Si necesitas equipos audiovisuales adicionales (video beam, sonido, etc.), debes solicitarlos después de que tu reserva de ambiente sea aprobada, a través de la Mesa de Soluciones del CMA.

Adecuación Especial del Espacio

Si requieres una configuración particular del salón (mesas en U, auditorio, etc.), debes enviar un correo solicitándolo a:

Bogotá: Raúl Ricardo Cortés (rrcortes@poligran.edu.co) y enino@poligran.edu.co.
Medellín: Andrea Arango Zuleta (aarango@poligran.edu.co).

4. ¿Qué Hacer si un Ambiente No Está Disponible en el Aplicativo?

Si el salón que necesitas no aparece como disponible en la plataforma, puedes consultar directamente enviando un correo a:

Bogotá: solicitudesambientes@poligran.edu.co.
Medellín: Jennifer Soto Salazar (jsotos@poligran.edu.co)