SERVICIO - PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE GRADOS

¿Qué es? Es el banco de respuestas oficiales del Poli para resolver las dudas más comunes de los estudiantes que están próximos a graduarse, garantizando información precisa sobre trámites, pagos, logística de ceremonias y entrega de documentos.

¿Cuándo aplica? Cuando un estudiante (de cualquier modalidad) nos contacta para preguntar sobre las condiciones, logística o inconvenientes en su proceso de titulación y ceremonias.

Respuestas Paso a Paso (FAQ):

Requisitos y Pagos

• ¿Qué requisitos debo cumplir para participar? 

  A continuación, encontrarás requisitos generales para la obtención del título.
  • Paz y salvo académico: Avance curricular del programa finalizado con cumplimiento total en Y, incluidos los No cursos [1](Opción de grado- Requisito institucional Inglés - Reconocimiento de créditos)
  • Paz y salvo biblioteca: Corresponde a no tener multas por préstamo de libros.
  • Paz y salvo CMA: Corresponde a no tener multas por préstamo de equipos.
  • Paz y salvo registro y control:  Hace referencia a los documentos dependiendo el nivel de estudios:
     Pregrado: Documento de identificación[2], resultados prueba Saber 11[3], diploma o acta de bachiller[4], diploma o acta de convenio [5], resultados o certificado de asistencia prueba saber T&T [6]y/ o Saber pro[7].
     Posgrado: documento de identificación [8]y diploma o acta de título profesional
  • Paz y salvo encuesta: Hace referencia a la encuesta momento 0[9], esta se debe diligenciar en su totalidad
  • Paz y salvo financiero: Hace referencia a deudas financieras por cualquier concepto, no debe tener deudas activas en caso de tenerlas debe saldarlas antes de la fecha del cierre de pagos derechos de grado según calendario

  
  [1] Verificar su plan de estudios respectivo
  [2] Si cambiaste tu nombre, adjunta escritura pública con tu documento de identidad en un sólo archivo.
  [3] Extranjero: previa validación con ICFES para emisión de resolución por reconocimiento de exámenes presentados en el exterior
  [4] Extranjero: Si tus certificados académicos son de estudios realizados en el exterior, debes presentarlos debidamente convalidados por el Ministerio de Educación Nacional y apostillado.
  [5] Aplica solo para estudiantes que ingresaron por convenio
  [6] Aplica para programa técnicos y tecnólogos
  [7] Aplica para programas profesionales
  [8] Si cambiaste tu nombre, adjunta escritura pública con tu documento de identidad en un sólo archivo.
  [9] Diligenciar todas las encuestas que se habiliten en la plataforma pueden ser general o especificas esto varía dependiendo el programa académico.

• ¿Cuánto debo pagar por derechos de grado? Para el año 2026, el valor es de $726.700 (aplica para el trámite, no para la ceremonia).

• ¿Cómo sé si mi inscripción fue exitosa? En el SmartCampus, sección "Solicitudes", el estado de tu "Inscripción a grado" debe aparecer como ACTIVA durante todo el proceso.

• ¿Qué hago si tengo problemas con algún check de los paz y salvos? El estudiante debe crear un caso en SmartCampus > Perfil > Crear caso. Palabra clave: "grados". Debe ser claro y adjuntar evidencia.

• ¿Me devuelven el dinero si no asisto a la ceremonia? No aplica devolución ni descuento. El pago corresponde al trámite administrativo de grado, no a la ceremonia en sí.

• ¿Puedo graduarme si tengo deudas pendientes? No. Es obligatorio estar a paz y salvo en todas las áreas (Financiera, Biblioteca, CMA, etc.).

Ceremonias e Invitados

• ¿Qué opción elijo si no quiero/puedo asistir a una ceremonia? Selecciona la opción "No asistiré".

• ¿Qué pasa si selecciono una opción y luego cambio de opinión? No se pueden hacer cambios. Una vez generado el boleto de pago con la opción elegida, no hay modificaciones.

• ¿La ceremonia es presencial, virtual o híbrida? Existen 2 opciones: Presencial y Virtual. El estudiante la elige al momento de generar su boleto de pago.

• ¿Hay ceremonias para estudiantes virtuales? ¡Claro! Los estudiantes de modalidad virtual pueden elegir ir a ceremonia presencial o participar en la virtual.

• ¿Puedo cambiar mi día y hora de ceremonia presencial? No. Las ceremonias se asignan por cupo/aforo y registro de pago. Si hay fuerza mayor, el estudiante será contactado por el área de servicio posteriormente para la entrega de documentos.

• ¿Puedo llevar invitados? Sí, en ceremonias presenciales se asignan 2 invitados. Las invitaciones son digitales y se registran 1 hora antes de la ceremonia.

• ¿Es posible adquirir una boleta adicional? No, por aforo estricto de los auditorios.

• ¿Puedo llevar niños? No se permiten menores de 5 años. Mayores de 5 años ingresan únicamente con su boleta (ocupando uno de los 2 cupos de invitados).

• ¿Cuál es la diferencia entre grados colectivos y excepcionales? Los colectivos tienen opción de ceremonia presencial y virtual. Los excepcionales solo tienen ceremonia virtual.

• ¿Cuál es el protocolo para personas con discapacidad? El lugar cuenta con brigadistas para hacer el acompañamiento. Deben llegar 1 hora antes de la ceremonia.

Logística, Vestuario y Diplomas

• ¿Si elegí ceremonia virtual o "no asistiré", cuándo recibo mi diploma físico? Los recibirás en la dirección registrada en tu actualización de datos, aproximadamente una semana antes de la ceremonia virtual (envíos solo a nivel nacional).

• ¿Cuándo y cómo recibo mi diploma físico si asisto presencial? Se entregan el mismo día y hora de la ceremonia en el auditorio.

• ¿Cuándo y dónde recibo mis documentos digitales? En el enlace de plataforma habilitado según las fechas del calendario de grados.

  Si ya culminaste tus estudios, puedes consultar y descargar tus documentos digitales ingresando los siguientes enlaces dependiendo del periodo de grado:

  Período	Enlace para descargar tus documentos	Recomendaciones
  Entre el 2020-2 a 2025-2	Ir a la plataforma	Ingresa con tu correo electrónico institucional. En el campo ‘código’, debes escribir tu número de documento de identidad.
  Del 2026-1 en adelante	Ir a la plataforma	Si es tu primer ingreso, revisa tu correo institucional: allí encontrarás dos mensajes enviados desde aplicaciones@correo.poligran.edu.co (uno de bienvenida y otro con tus credenciales de acceso). Con esta información podrás ingresar a la plataforma y, si lo deseas, actualizar tu contraseña posteriormente.

  
  

  En la plataforma, podrás consultar y descargar tus documentos digitales de acuerdo al siguiente cronograma:

   

  Modalidad de Grado	Fecha
  Grados Colectivos	A partir del 18 de marzo de 2026 (después de las 5:00 p.m.)
  Grados Excepcionales	A partir del 28 de mayo de 2026

• ¿Se usa estola y birrete? Los graduandos recibirán una estola de grado (sin costo adicional), la cual portarán durante la ceremonia de graduación como símbolo que los identifica como Grancolombiano. Esta será entregada de la siguiente manera:

  • No asistiré y ceremonia virtual: Será enviada junto con su diploma de grado.
  • Ceremonia presencial: Será entregada dentro de las instalaciones de cada auditorio.

  Le informamos a la comunidad estudiantil, que el Politécnico Grancolombiano NO cuenta con ningún tipo de convenio con empresas o personas naturales que alquilen o vendan togas y birretes para la ceremonia de grados.

  De la misma manera, el Poli no cobra suma de dinero alguna por dicho concepto, por lo tanto, ninguna persona o empresa está autorizada para recibir dinero a cambio de alquiler o la venta de algún tipo de vestuario para las ceremonias de grado. Asimismo, aclaramos que el Politécnico Grancolombiano no ha dado autorización para usar el logo o marca de esta Institución Educativa a ninguna persona o empresa que alquile o venda algún tipo de vestuario para las ceremonias de grado.
  Finalmente, aclaramos que el código de vestuario que sugiere la Institución para las ceremonias de grado es traje formal o casual.

• ¿Cuál es el código de vestuario? Traje formal o casual.

• ¿Dónde adquiero el servicio de fotografías? El servicio de fotografía se presta dentro de las instalaciones de cada auditorio según la ciudad seleccionada, no los abordarán en la calle, pasillos o parqueaderos, absténgase de contratar servicios externos. Tenga en cuenta que la toma de fotografías será realizada al finalizar la ceremonia en los sitios destinados para este fin la única empresa autorizada es Fotoasociados y el servicio lo puede adquirir con anticipación por medio del siguiente enlace AQUÍ

⏱️ Tiempos de Respuesta (SLA)

• Atención a las FAQ: Inmediato (Resolución en el primer contacto).

• Creación de casos (problemas de Paz y Salvo): Entre 3 y 5 días hábiles para revisión del área encargada.

📝 Instrucciones de Tipificación

• Genesys: Académica

• HubSpot: Proceso de grado | Información general proceso de grado 

💬 Speech de Éxito (Persuasión)

"¡Hola, [Nombre del estudiante]! Qué bueno saludarte. Primero que todo: ¡Felicidades, ya estás en la recta final! Es súper normal tener dudas con los grados, al final, ¡es uno de los días más importantes de tu vida! Te cuento rapidísimo: tu pago cubre todos tus derechos administrativos de grado, por eso si decides celebrar desde casita, no hay devoluciones, pero tus diplomas físicos te llegarán directo a la puerta de tu casa. Y ojo, ¡no gastes plata alquilando toga o birrete! En el Poli somos más frescos, tu código de vestuario es formal o casual y nosotros te daremos tu estola oficial de graduado para que te tomes las mejores fotos. ¿Tienes alguna otra duda con tus invitados o la plataforma? ¡Aquí estoy para ayudarte a que todo salga perfecto!"